Omzet per uur: het cijfer dat freelancers meer vertelt dan hun jaaromzet

Vraag een freelancer hoe het jaar liep en je krijgt bijna altijd een omzetcijfer terug. Begrijpelijk, want het is het cijfer dat onder aan je jaarrekening staat en het is makkelijk te vergelijken met vorig jaar. Maar het zegt opvallend weinig over hoe goed je werk eigenlijk betaalt. Wie zijn omzet per uur berekent, als zzp'er of als klein bedrijf, ontdekt vaak dat de rangorde van klanten er heel anders uitziet dan gedacht.

Omzet is namelijk een optelsom van twee dingen: wat je per opdracht vraagt en hoeveel tijd die opdracht kost. Zolang je alleen naar het eerste kijkt, stuur je op de helft van het verhaal. Twee klanten die allebei tienduizend euro per jaar opleveren, zijn twee totaal verschillende klanten zodra blijkt dat er bij de een zestig uur in zat en bij de ander honderdtwintig.

Het goede nieuws: je hoeft hier geen rapportagesysteem voor op te tuigen. Je hebt twee getallen nodig, en één daarvan heb je waarschijnlijk al.

Wat omzet per uur precies is (en wat het niet is)

Omzet per uur is de omzet van een opdracht, klant of periode, gedeeld door alle uren die je eraan besteed hebt. Niet alleen de uren die je hebt gefactureerd: alle uren.

Dat verschil is het hele punt. Je uurtarief is wat je afspreekt. Je omzet per uur is wat je er daadwerkelijk aan overhoudt per uur werk. Werk je op basis van een vast tarief per uur en registreer je alles netjes, dan liggen die twee dicht bij elkaar. Werk je met vaste prijzen, abonnementen, strippenkaarten of pakketten, dan kunnen ze flink uit elkaar lopen, en dan is het verschil precies de informatie die je zoekt.

Let op: omzet per uur is geen winst per uur. Je kosten zitten er niet in. Het is een signaal over de verhouding tussen opbrengst en tijd, niet een volledig rendementscijfer. Juist daarom is het bruikbaar: je kunt het per klant en per project uitrekenen zonder je hele boekhouding erbij te halen.

Zo bereken je je omzet per uur

De formule is simpel:

• Omzet per uur = gefactureerde omzet ÷ totaal bestede uren

De omzet haal je uit je facturen of je boekhouding. De uren haal je uit je urenregistratie. En daar zit meteen het enige echte obstakel: als je je uren niet per klant of project hebt bijgehouden, kun je dit cijfer niet uitrekenen. Je kunt het achteraf schatten, maar een schatting die je zelf maakt, bevestigt meestal gewoon wat je al dacht.

Reken het uit op drie niveaus, want elk niveau vertelt je iets anders:

• Per opdracht. Hier zie je of je offerte klopte. Een project dat je op tachtig uur had ingeschat en dat er honderdtwintig werd, is geen incident als het vaker gebeurt bij hetzelfde type werk.
• Per klant, over een heel jaar. Hier zie je het effect van alles wat niet in de offerte stond: het extra overleg, de tussentijdse vragen, de kleine aanpassingen die je er maar bij deed.
• Over je hele jaar. Dit is je persoonlijke benchmark. Niet om jezelf mee af te rekenen, wel om volgend jaar mee te vergelijken.

De uren die je vergeet mee te tellen

De meeste freelancers komen op een te hoog cijfer uit, en dat komt bijna altijd door dezelfde vergeten uren. Reistijd naar een klant. Het bellen en appen tussendoor. Het afstemmen over de planning. De correctieronde die buiten de offerte viel maar die je toch gedaan hebt omdat het sneller was dan erover discussiëren.

Stuk voor stuk zijn het kleine blokken. Bij elkaar opgeteld maken ze het verschil tussen een klant die goed betaalt en een klant waarvan je dacht dat hij goed betaalde.

Datzelfde geldt trouwens voor het urencriterium: veel van die niet-factureerbare uren tellen wél mee voor de 1.225 uur die je nodig hebt voor de zelfstandigenaftrek. Twee redenen dus om ze te registreren in plaats van ze te laten verdampen. Meer daarover lees je in Urenregistratie voor zzp'ers: waarom bijhouden ook zonder personeel slim is.

Wat je met het cijfer doet

Een lage omzet per uur bij een klant is geen reden om die klant op te zeggen. Het is informatie, en er zijn meestal drie knoppen waar je aan kunt draaien.

• De prijs. Als hetzelfde werk structureel meer tijd kost dan je dacht, hoort dat in je volgende offerte te staan.
• De scope. Vaak zit het niet in het werk zelf, maar in alles eromheen. Duidelijker afspraken over wat wel en niet inbegrepen is, verschuiven het cijfer sneller dan een tariefverhoging.
• De mix. Als je weet welk type opdracht het beste per uur betaalt, weet je ook waar je je acquisitie op richt.

En soms is de uitkomst dat je een klant bewust houdt, ook al staat hij onderaan. Omdat het werk leuk is, omdat het je portfolio versterkt, of omdat hij je aan andere klanten helpt. Dat is een prima keuze, zolang het een keuze is en geen blinde vlek.

Begin bij de registratie, niet bij de rekensom

De rekensom is het makkelijke deel. Het enige wat je nodig hebt, is dat je uren aan een klant en een project hangen op het moment dat je ze registreert, zodat het overzicht er aan het einde van het jaar gewoon uitrolt. Reconstrueren lukt niet: wat je in maart niet hebt vastgelegd, weet je in december niet meer.

In Calipso koppel je elke registratie aan een klant en een project, zodat je per opdracht ziet hoeveel uur erin gaat en wat eruit komt. Hoe dat werkt voor zzp'ers lees je op onze pagina over urenregistratie voor zzp'ers; wil je die uren ook meteen omzetten in een factuur, kijk dan bij uren factureren.

Begin klein: kies één klant waarvan je denkt dat je het antwoord wel weet, en reken het een kwartaal lang uit. De kans is groot dat het cijfer je verrast.