Werkbon in Excel of digitaal? Zo houd je uren in de bouw bij

Veel aannemers, installateurs en onderaannemers beginnen met een werkbon in Excel. Een sjabloon is snel gemaakt en iedereen kent het programma. Toch loopt het vaak vast zodra je ploeg groeit of je meer projecten tegelijk draait. In dit artikel zetten we de werkbon in Excel en een digitale urenregistratie naast elkaar.

Wat moet er op een werkbon staan?

Een goede werkbon legt vast wie er heeft gewerkt, op welk project, op welke dag, hoeveel uur en wat er is gedaan. Bij meerwerk komt daar de handtekening of het akkoord van de opdrachtgever bij. Met die gegevens maak je je factuur en je nacalculatie.

De werkbon in Excel: snel begonnen, traag bijgehouden

Excel werkt prima zolang je alleen bent of met een paar mensen werkt. De nadelen komen later:

• Iemand moet de briefjes of bestanden van de ploeg elke week verzamelen en overtypen.
• Elke versie van het sjabloon is net anders, dus uren per project optellen kost zoekwerk.
• Een akkoord van de opdrachtgever op meerwerk zit in een mail of een foto, los van de uren.
• Op de bouwplaats vult niemand graag een spreadsheet in op de telefoon.

Digitale urenregistratie: de werkbon zonder papier

Bij een digitale urenregistratie schrijft iedere medewerker zijn uren direct op het juiste project, vanaf de telefoon. Elke urenregel heeft een datum, een project en een omschrijving van het werk. Daarmee heb je dezelfde gegevens als op een werkbon, maar zonder overtypen.

In urenregistratie voor de bouw van Calipso keurt je opdrachtgever de uren ook digitaal goed. Wat is goedgekeurd, staat vast. Dat scheelt discussie over meerwerk op de factuur.

Van werkbon naar factuur

De grootste tijdwinst zit na de werkbon. Met de koppeling met Moneybird komen goedgekeurde uren bij het juiste project in je administratie, en maak je met één klik een conceptfactuur. Lees hoe urenregistratie en facturatie op elkaar aansluiten.

Wanneer is Excel genoeg?

Werk je alleen, op een paar projecten per jaar, en factureer je vaste bedragen? Dan is een eenvoudig Excel-sjabloon prima. Werk je met een ploeg, op regie of met meerwerk, dan verdien je een digitale urenregistratie snel terug.

Probeer het op je volgende project

Zet in Calipso een project op en laat je ploeg een week uren schrijven. De eerste maand is gratis en je hebt geen betaalgegevens nodig.